Tutorials Excel
Draaitabellen - Pivot tables
In deze tutorial vertrekken we terug van een databank waarin de gegevens staan van werknemers. Het is de bedoeling om de verschillende mogelijkheden van draaitabellen weer te geven.
- Selecteer een willekeurige cel van de databank.
- Klik op het tabblad "Invoegen" in het lint.
- Klik vooraan op het knopje "Draaitabel".
Het dialoogvenster "Draaitabel maken" verschijnt. Hierin is reeds het volledig bereik van de databank ingevuld. Eveneens is in dit venster standaard een "Nieuw werkblad" aangestipt.
- Klik op het knopje "OK".
Het werkvlak voor het ontwerp van de draaitabel verschijnt op een nieuw werkblad "Blad1". Ook zijn in het lint twee tabbladen nl "Opties" en "Ontwerp" onder de categorie "Hulpmiddelen voor draaitabellen verschenen. Rechts is er het venster "Lijst met draaitabelvelden". Hierin staan de veldnamen van onze databank. Deze lijst is zichtbaar omdat het knopje "Lijst met velden" is ingeschakeld bij het tabblad "Opties".
- Klik op het vierkantje voor de veldnaam "Voornaam" in het venster "Lijst met draaitabelvelden".
In het werkvlak van de draaitabel verschijnen de unieke voornamen als rijlabel. Dit wordt eveneens vermeld onderaan de "Lijst met draaitabelvelden". M.a.w. iedere keer je een veldnaam aanduidt, wordt dit standaard als rijlabel aangebracht.
- Klik op het vierkantje voor de veldnaam "Naam" in het venster "Lijst met draaitabelvelden".
Je kan door slepen eventueel veldnamen naar één van de andere lokaties "Waarden", "Kolomlabels" of "Rapportfilter" verplaatsen.
- Verplaats door slepen de veldnaam "Naam" naar het gebied "Waarden".
Nu wordt weergegeven hoeveel keer elke voornaam voorkomt in de databank. Dit kan je eveneens merken aan de functienaam "Aantal" dat voor de veldnaam is verschenen, in het gebied "Waarden". Ook wordt een Eindtotaal weergegeven. Onze databank bevat 10 werknemers. De voornamen zijn alfabetisch gerangschikt. Echter staat "Jan" bovenaan. Dit omdat Excel deze voornaam als de maand januari beschouwt. Cijfers komen bovenaan de rangschikking. We gaan dit wijzigen. Zolang geen cel is aangeduid zijn bepaalde opdrachten in het tabblad "Opties", waaronder "Sorteren" niet geactiveerd.
- Selecteer één willekeurige voornaam van de draaitabel.
- Klik op het tabblad "Opties" indien nodig.
- Klik op het knopje "Sorteren".
Het dialoogvenster "Sorteren (VOORNAAM)" verschijnt. Hierin is standaard "Handmatig (u kunt items verslepen)" bij de "Sorteeropties" aangeduid.
- Klik op het knopje "Meer opties...".
Het dialoogvenster "Meer Sorteeropties (VOORNAAM)" verschijnt. Hierin is standaard "Automatisch sorteren wanneer het rapport wordt bijgewerkt" bij "AutoSorteren" aangeduid.
- klik op het vierkantje van "Automatisch sorteren wanneer het rapport wordt bijgewerkt".
De "Standaard" sorteervolgorde voor 1e sleutel wordt nu aktief.
- Klik op het knopje "OK".
Je keert terug naar het dialoogvenster "Sorteren (VOORNAAM)".
- Klik op het item "Oplopend (A tot Z)" op. De veldnaam "VOORNAAM" blijft behouden.
- Klik op het knopje "OK".
De voornamen zijn nu logischer gerangschikt van A naar Z.
We gaan onze databank een bereiksnaam geven.
- Selecteer het werkblad waar de databank staat (in ons geval het werkblad "Personeel").
- We voegen een nieuwe werknemer "Claude Eeckhout" onderaan toe.
- Selecteer één willekeurig gegeven.
- Gebruik de sneltoets CTRL A om de volledige databank te selecteren.
- Typ bijvoorbeeld "Personeel" in het naamvak en bevestig dit met de enter toets.
Vervolgens maken we hiervan een dynamisch bereik. Dit wordt eveneens uitgelegd in één van onze vorige tutorials. Dit is handig indien onderaan een nieuwe werknemer wordt toegevoegd, dat deze onmiddellijk beschikbaar is in onze draaitabel.
- Klik op het tabblad "Formules" in het lint.
- Klik op het knopje "Namen beheren".
Het dialoogvenster "Namen beheren" verschijnt. Hier kunnen we nu het vast bereik veranderen in een dynamisch bereik via de functie verschuiving.
- Klik in het vak "Verwijst naar".
- Breng de functie verschuiving in dit vak aan.
- Klik op het vinkje voor het vak "Verwijst naar".
- Klik op de knop "Sluiten".
We gaan vervolgens het bereik voor de draaitabel wijzigen.
- Klik op het tabblad "Opties" in het lint.
- Klik op het knopje "Andere gegevensbron".
Het dialoogvenster "Gegevensbron voor draaitabel wijzigen" verschijnt.
- Vervang in het vak "Tabel/bereik" het vast bereik door de bereiksnaam "Personeel".
- Klik op het knopje "OK".
De voornaam "CLAUDE" van de nieuwe werknemer is toegevoegd aan de draaitabel. Door de wijziging van de opties eerder bij het sorteren is de voornaam onderaan toegevoegd.
- Selecteer één voornaam.
- Klik op het knopje "Oplopend sorteren" in het tabblad "Opties" van het lint.
We brengen een nieuwe werknemer aan in onze basistabel.
- Selecteer het werkblad waar de databank staat (in ons geval het werkblad "Personeel").
- Voeg onderaan een werknemer toe. Hier wordt Els De Taeye toegevoegd.
- Selecteer het werkblad "Blad1" met de draaitabel.
De nieuwe werknemer is nog niet zichtbaar in deze draaitabel. Het is vereist om de draaitabel te vernieuwen. Hierna gaan we terug de voornamen sorteren.
- Selecteer het tabblad "Opties" bij "Hulpmiddelen voor draaitabellen".
- Klik op het knopje "Vernieuwen" in de zone "Gegevens".
- Selecteer één voornaam.
- Klik op het knopje "Oplopend sorteren" in het tabblad "Opties" van het lint.
We wensen de eindtotalen te verbergen.
- Selecteer het tabblad "Ontwerpen" bij "Hulpmiddelen voor draaitabellen".
- Klik op het pijltje bij "Eindtotalen" in de zone "Indeling".
- Klik op "Uit voor rijen en kolommen".
Het eindtotaal is verdwenen.
Je kan eveneens het uitzicht van de draaitabel wijzigen naar deze van excel2003.
- Selecteer het tabblad "Ontwerpen" bij "Hulpmiddelen voor draaitabellen" indien nodig.
- Klik op het pijltje bij "Rapportindeling" in de zone "Indeling".
- Klik op "Overzichtsweergave".
Nu verschijnt de weergave zoals die van excel2003.
We willen vervolgens het totaal loon bekomen voor de verschillende afdelingen.
- Klik op het vierkantje voor de veldnaam "Voornaam" in het venster "Lijst met draaitabelvelden".
- Klik op het vierkantje voor de veldnaam "Naam" in het venster "Lijst met draaitabelvelden".
- Klik op het vierkantje voor de veldnaam "Afdeling" in het venster "Lijst met draaitabelvelden".
- Klik op het vierkantje voor de veldnaam "Loon" in het venster "Lijst met draaitabelvelden".
Het veldje "Afdeling" is een rijlabel geworden, terwijl het veldje "Loon" naar waarden is gegaan. Hierbij wordt op het veldje "Loon" de functie Som toegepast. In de draaitabel zijn hierdoor de totalen van het loon voor de verschillende afdelingen te zien.
We passen vervolgens de euronotatie toe op deze bedragen. Omdat we nooit weten hoeveel cellen de draaitabel gaat innemen kunnen we niet de cellen met de getallen selecteren en hierop de celeigenschappen toepassen. Dit gebeurt nu op een andere manier.
- Klik op het grijs vakje "Som van Loon" in de draaitabel.
- Klik op het knopje "Veldinstellingen" bij de categorie "Actief veld" in het tabblad "Opties" van het lint.
Het dialoogvenster "Waardeveldinstellingen" verschijnt.
Je kan eventueel de label in het grijs veldje van de draaitabel wijzigen via het tekstvak "Aangepaste naam".
- Verander "Som van Loon" door "Salaris" in het tekstvak "Aangepaste naam".
- Klik op het knopje "Getalnotatie".
Het dialoogvenster "Celeigenschappen" verschijnt.
- Selecteer de categorie "Valuta".
- Kies €Euro (€ 123) in het keuzelijstje bij "Symbool".
- Plaats het aantal decimalen op "0".
- Klik op het knopje "OK".
©Quantium NV - info@quantium.be