Tutorials Excel
Maken van een offerte deel 1
Opdracht
We wensen volgende offerte te maken. De nodige informatie voor deze producten staan op een apart werkblad. De artikelen worden geselecteerd via een keuzelijstje. Na selectie worden de prijzen en BTW-percentage in de tabel aangebracht. Op het einde wordt de BTW voor het desbetreffende berekend.
Je kan hier eventueel de basistabel downloaden.
Naam definiëren
Om de formules leesbaar te maken kan je één of meerdere vakjes een naam geven.
- Selecteer hiervoor het werkblad "Artikelen".
- Markeer alle artikelen.
- Klik in het naamvak (linkerbovenhoek van het programma) waar je nu "A2" kan lezen en Typ bijvoorbeeld artikelen.
- Bevestig dit met de enter-toets
Het bereik A2:A7 is voor Excel vanaf nu gekend onder deze naam. Vanaf nu kan je dit in de formules gebruiken.
Validatie
We wensen hier aan de gebruiker een keuzelijstje met de artikelen aan te bieden. We maken deze keuzelijst via de opdracht gegevensvalidatie.
- Op het werkblad "offerte" selecteren we vervolgens de cel A3.
- Klik daartoe op het tabblad "Gegevens".
- Kies de opdracht "Gegevensvalidatie" en het dialoogvenster verschijnt.
- Selecteer indien nodig het tabblad "Instellingen".
- Wijzig "Alle waarden " bij het item "Toestaan" door "Lijst".
- Klik in het tekstvak "Bron"
- Druk op de functietoets F3
- Klik op de bereiksnaam "artikelen".
- klik op "OK".
- "=artikelen" verschijnt in het tekstvak bij "Bron".
- klik op "OK".
Plakken Speciaal
We wensen dit keuzelijstje ook in de andere celletjes aan te brengen. We gaan dit doen via de opdracht "Plakken speciaal".
- Selecteer het tabblad "Start"
- Selecteer de cel "A3".
- Kies de opdracht "Kopiëren". of gebruik de sneltoets "CTRL C".
- Selecteer de cellen waar ook dit keuzelijstje mag komen.
- Open het keuzelijstje "Plakken".
- Kies de opdracht "Plakken speciaal".
- Stip het vakje "Validatie" aan en klik op "OK".
Naam Definiëren
We gaan nog andere celletjes op dezelfde manier als daarnet een naam geven.
- Selecteer op het tabblad de cellen A3 tot en met A6.
- Ga naar het naamvak, typ "Artikel" en bevestig met de enter-toets.
- Selecteer de celletjes B3 tot en met B6, ga naar het naamvak, typ "Aantal" en druk op de enter-toets.
- Selecteer de celletjes C3 tot en met C6, ga naar het naamvak, typ "Prijs" en druk op de enter-toets.
- Selecteer de celletjes E3 tot en met E6, ga naar het naamvak, typ "Netto" en druk op de enter-toets.
Via de opdracht "Namen Beheren" in het tabblad "Formules" kan je eventueel de ingegeven namen wijzigen.
- Ga naar het tabblad "Artikelen".
- Selecteer de celletjes A2 tot en met C7, ga naar het naamvak, typ "Producten" en druk op de enter-toets.
Vertikaal Zoeken
Na selectie van één product zou het handig zijn dat de huidige prijs en de btw-percentage automatisch in onze tabel offerte verschijnen. Hiervoor kunnen we de formule "Vertikaal Zoeken" gebruiken.
- Selecteer het werkblad "offerte".
- Selecteer de cellen C3 tot en met C6.
- Klik op het knopje "Functie invoegen" in de formulebalk om de functiegalerie te openen.
- Kies "Zoeken en verwijzen" als "categorie:".
- Kies "VERT.ZOEKEN" bij "Selecteer een functie" en klik op het knopje "OK".
Bij deze functie kan je vier argumenten ingeven. Bovenaan komt een verwijzing naar de cel waarmee je in de tabel "Producten" gaat zoeken. Vervolgens specifieer je in welke tabel de gegevens worden gezocht en opgehaald. Het derde argument is een getal dat aangeeft in welke kolom de naar buiten gebrachte gegevens zich bevinden. En tenslotte kan je nog specifiëren dat het item dat men zoekt, zeker in de tabel aanwezig is. Dan vul je voor het laatste argument "onwaar" in. Anders moeten de gegevens in oplopende volgorde worden weergeven, zodoende dat excel geen willekeurige waarde kan nemen.
- Na het invullen van alle argumenten bij "VERT.ZOEKEN" druk je op de toetsen "CTRL ENTER".
Hierdoor wordt de formule in alle geselecteerde cellen aangebracht.
Als
Echter wanneer in de eerste kolom geen artikel wordt gekozen, verschijnt "#NB" als foutmelding in de cel. Om dit te vermijden gaan we via de functie "ALS" een logische test doen op de inhoud van de cellen in de kolom Artikel. Indien er geen artikel is geselecteerd, wordt de functie VERT.ZOEKEN niet uitgevoerd en verschijnt er niks in de cellen.
- Selecteer de cellen C3 tot en met C6.
- Druk op de toets "Delete".
- Klik op het knopje "Functie invoegen".
- Selecteer de categorie "Logisch".
- Duid de functie "ALS" aan en klik op "OK".
- Typ artikel <> "" in het tekstvak "Logische-test".
- Typ "" in het tekstvak "Waarde-als-onwaar".
- Plaats de cursor in het tekstvak "Waarde-als-onwaar".
Hier moet nu de functie "VERT.ZOEKEN" van daarnet komen. Dit wordt een geneste functie.
Geneste Functie
In de linkerbovenhoek staat een knopje, waarmee je andere functies kan oproepen.
- Klik op het pijltje van het keuzelijstje vooraan de formulebalk.
- Klik op de functie "VERT.ZOEKEN" in dit lijstje, indien aanwezig, anders klik je op "Meer functies..." om op zoek te gaan naar deze functie in de categorie "Zoeken en verwijzen".
- Vul op dezelfde manier als daarnet de argumenten voor deze functie in.
- Druk op het einde op de toetsencombinatie CTRL ENTER.
Procent-Notatie
- Kopieer deze formule naar de kolom BTW% voor het zoeken naar de BTW-percentage.
- Wijzig het argument voor de kolomindex_getal in de formule. 2 wordt 3.
- Selecteer de cellen D3 tot en met D6, indien dit nog niet het geval zou zijn.
- Klik op het knopje "Procent Notatie" in de werkbalk.
©Quantium NV - info@quantium.be